Auftragsverarbeitungsvertrag

Auftragsverarbeiter ist Digital Nomads Ltd., Unternehmensnummer 208417243, Betreiber von Cargos3D. Kunde ist die Organisation oder Person, die Cargos3D nach den anwendbaren Nutzungsbedingungen oder einer anderen schriftlichen Vereinbarung nutzt.

Dieser DPA gilt nur, soweit Kundendaten personenbezogene Daten enthalten, für die der Kunde Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter ist und Cargos3D diese im Auftrag des Kunden verarbeitet. Für Daten, die Cargos3D für eigene Zwecke verarbeitet, gilt die Datenschutzerklärung.

Dieser DPA ist Teil des Vertragsverhältnisses zwischen den Parteien, wenn die Nutzungsbedingungen ihn durch Verweis einbeziehen oder die Parteien ihn auf andere schriftliche oder elektronische Weise annehmen. Er wird zusammen mit der anwendbaren Vereinbarung wirksam und gilt, solange Cargos3D die erfassten personenbezogenen Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet.

Gegenstand ist die Bereitstellung von Cargos3D und der vom Kunden gewählten Funktionen. Die Verarbeitung erfolgt während der Nutzung des Dienstes und für einen begrenzten zusätzlichen Zeitraum, soweit dies für Löschung, Backups, Sicherheit, Rechtsansprüche oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

Zweck ist die Eingabe, der Import, die Verarbeitung, Speicherung, Visualisierung und Ausgabe von Kundendaten für die Ladeplanung sowie die Bereitstellung zugehöriger Support-, Sicherheits- und technischer Vorgänge.

Je nach Nutzung der Plattform können die Daten Name, geschäftliche E-Mail, Telefon, Organisation, Kunde oder Empfänger, Sendungs- und Auftragskennungen, Routen- und Betriebsdaten sowie weitere Informationen umfassen, die der Kunde in Dateien oder Feldern angibt.

Kategorien betroffener Personen können Mitarbeiter, Fahrer, Vertreter, Kunden, Empfänger, Lieferanten und andere Personen umfassen, deren Daten der Kunde einbezieht. Die Plattform ist nicht für besondere Kategorien personenbezogener Daten bestimmt und der Kunde darf solche Daten nicht eingeben, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart und rechtlich zulässig ist.

Cargos3D verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, einschließlich Weisungen, die sich aus der Nutzung der Plattformfunktionen ergeben, sofern nicht gesetzlich etwas anderes verlangt wird. Wenn wir der Auffassung sind, dass eine Weisung offensichtlich gegen anwendbares Datenschutzrecht verstößt, können wir den Kunden informieren und die betreffende Verarbeitung bis zur Klärung aussetzen.

Von uns zum Zugriff auf personenbezogene Kundendaten befugte Personen erhalten Zugriff nur soweit dies für ihre Aufgaben erforderlich ist und unterliegen angemessenen Vertraulichkeitsverpflichtungen. Der Zugriff auf administrative und sensible Vorgänge wird nach Rolle und Erforderlichkeit beschränkt.

Wir unterhalten Maßnahmen, die Risiko und Art des Dienstes angemessen sind. Dazu gehören derzeit:

• Authentifizierung und Zugriffskontrollen für Konten und Organisationen;
• logische Datentrennung zwischen Organisationen und serverseitige Prüfungen bei sensiblen Vorgängen;
• HTTPS/TLS für die Kommunikation mit dem Dienst und sichere Kanäle der zentralen Anbieter;
• Protokollierung und Mechanismen zur Erkennung und Untersuchung verdächtiger Aktivitäten und technischer Probleme;
• Beschränkung des Zugriffs auf Secrets und sensible Schlüssel auf serverseitige Umgebungen und befugte Personen, soweit zutreffend.

Die Maßnahmen können sich mit der Plattform weiterentwickeln, sofern das allgemeine Schutzniveau nicht wesentlich herabgesetzt wird.

Der Kunde erteilt Cargos3D eine allgemeine schriftliche Genehmigung, Unterauftragsverarbeiter einzusetzen, soweit dies zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Die wichtigsten Unterauftragsverarbeiter und technischen Anbieter sind auf einer separaten Seite veröffentlicht. Cargos3D verlangt von Unterauftragsverarbeitern angemessene vertragliche Datenschutzpflichten entsprechend ihrer Rolle.

Soweit das anwendbare Recht eine Mitteilung über die wesentliche Hinzufügung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters verlangt, wird Cargos3D einen angemessenen Kanal zur Benachrichtigung betroffener Kunden verwenden und eine angemessene Möglichkeit für ein begründetes datenschutzbezogenes Widersprechen geben.

Wenn die Verarbeitung eine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des EWR umfasst und das anwendbare Recht einen Übermittlungsmechanismus verlangt, stützen sich Cargos3D und der jeweilige Anbieter auf einen gültigen Mechanismus, einschließlich Angemessenheitsbeschluss, EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Organisationen oder anwendbare Standardvertragsklauseln.

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen unterstützt Cargos3D den Kunden in angemessenem Umfang bei Pflichten im Zusammenhang mit Anfragen betroffener Personen. Erhalten wir eine Anfrage, die eindeutig Kundendaten betrifft, für die der Kunde Verantwortlicher ist, können wir die Person an den Kunden verweisen und den Kunden gegebenenfalls informieren.

Wenn uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt wird, die von uns als Auftragsverarbeiter verarbeitete personenbezogene Kundendaten betrifft, informieren wir den Kunden ohne unangemessene Verzögerung, soweit eine solche Mitteilung erforderlich ist, und stellen angemessen verfügbare Informationen zur Bewertung und Erfüllung der anwendbaren Pflichten bereit.

Nach Beendigung des Dienstes und auf Anfrage des Kunden löscht Cargos3D personenbezogene Kundendaten oder unterstützt, soweit technisch und angemessen möglich, deren Rückgabe, sofern nicht das anwendbare Recht eine längere Aufbewahrung verlangt oder erlaubt. Restkopien können vorübergehend in Standard-Backup-Systemen bis zur planmäßigen Überschreibung verbleiben, bleiben dabei geschützt und werden nicht für andere Zwecke genutzt.

Auf angemessene Anfrage stellen wir Informationen bereit, über die wir verfügen und die der Kunde benötigt, um die Einhaltung anwendbarer Pflichten für Auftragsverarbeiter nachzuweisen. Anfragen müssen Vertraulichkeit, Sicherheit anderer Kunden, Geschäftsgeheimnisse und angemessene betriebliche Einschränkungen berücksichtigen.

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der uns verfügbaren Informationen leisten wir angemessene Unterstützung bei anwendbaren Sicherheitsverpflichtungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Konsultationen mit Aufsichtsbehörden, soweit diese Unterstützung für die Verarbeitung über Cargos3D relevant ist.

Soweit das anwendbare Recht ein Audit oder eine Prüfung verlangt, können wir zunächst verfügbare Unterlagen und eine angemessene Fernprüfung bereitstellen. Reicht dies nicht aus und ist eine weitere Prüfung rechtlich erforderlich, koordinieren die Parteien Umfang und Zeitpunkt so, dass Vertraulichkeit, Sicherheit und Daten anderer Kunden geschützt werden.

Bei Fragen zum DPA, Sicherheitsfragebögen oder Anfragen nach zusätzlichen Informationen kontaktieren Sie sales@cargos3d.com.