Addendum relatif au traitement des données

Le sous-traitant est Digital Nomads Ltd., numéro d’entreprise 208417243, opérateur de Cargos3D. Le client est l’organisation ou la personne qui utilise Cargos3D conformément aux Conditions d’utilisation applicables ou à un autre accord écrit.

Le présent DPA s’applique uniquement dans la mesure où les données du client contiennent des données personnelles pour lesquelles le client est responsable du traitement ou sous-traitant et que Cargos3D les traite pour son compte. Les données que Cargos3D traite pour ses propres finalités sont couvertes par la Politique de confidentialité.

Le présent DPA fait partie de la relation contractuelle entre les parties lorsque les Conditions d’utilisation l’incorporent par référence ou lorsque les parties l’acceptent par un autre moyen écrit ou électronique. Il prend effet avec l’accord applicable et reste applicable tant que Cargos3D traite les données personnelles couvertes pour le compte du client.

L’objet est la fourniture de Cargos3D et des fonctions que le client choisit d’utiliser. Le traitement se poursuit pendant la durée d’utilisation du service et pendant une période supplémentaire limitée lorsque cela est nécessaire pour la suppression, les sauvegardes, la sécurité, les droits en justice ou les obligations légales.

La finalité est de saisir, importer, traiter, stocker, visualiser et produire les données du client pour la planification de chargement ainsi que de fournir les opérations d’assistance, de sécurité et techniques associées.

Selon l’utilisation de la plateforme, les données peuvent inclure nom, e-mail professionnel, téléphone, organisation, client ou destinataire, identifiants d’expédition et de commande, données d’itinéraire et opérationnelles et autres informations que le client choisit d’inclure dans des fichiers ou champs.

Les catégories de personnes peuvent inclure employés, chauffeurs, représentants, clients, destinataires, fournisseurs et autres personnes dont le client inclut les données. La plateforme n’est pas destinée aux catégories particulières de données personnelles et le client ne doit pas les saisir sauf accord exprès et traitement légalement autorisé.

Cargos3D traite les données personnelles uniquement sur instructions documentées du client, y compris celles résultant de l’utilisation des fonctions de la plateforme, sauf obligation légale contraire. Si nous estimons qu’une instruction enfreint manifestement le droit applicable en matière de protection des données, nous pouvons en informer le client et suspendre le traitement concerné jusqu’à clarification.

Les personnes que nous autorisons à accéder aux données personnelles du client n’y accèdent que dans la mesure nécessaire à leurs fonctions et sont soumises à des obligations de confidentialité appropriées. L’accès aux opérations administratives et sensibles est limité selon le rôle et le besoin.

Nous maintenons des mesures adaptées au risque et à la nature du service. Elles comprennent actuellement :

• authentification et contrôles d’accès pour comptes et organisations ;
• séparation logique des données entre organisations et contrôles côté serveur pour les opérations sensibles ;
• HTTPS/TLS pour les communications avec le service et canaux sécurisés fournis par les principaux prestataires ;
• journalisation et mécanismes de détection et d’enquête sur les activités suspectes et problèmes techniques ;
• restriction de l’accès aux secrets et clés sensibles aux environnements côté serveur et aux personnes autorisées, le cas échéant.

Les mesures peuvent évoluer avec la plateforme à condition que le niveau global de protection ne soit pas sensiblement réduit.

Le client accorde une autorisation écrite générale à Cargos3D pour recourir à des sous-traitants ultérieurs lorsque cela est nécessaire à la fourniture du service. Les principaux sous-traitants ultérieurs et prestataires techniques sont publiés sur une page dédiée. Cargos3D impose aux sous-traitants ultérieurs des obligations contractuelles appropriées en matière de protection des données selon leur rôle.

Lorsque le droit applicable exige une notification en cas d’ajout ou de remplacement important d’un sous-traitant ultérieur, Cargos3D utilisera un canal raisonnable pour informer les clients concernés et leur donnera une possibilité raisonnable de formuler une objection motivée liée à la protection des données.

Lorsque le traitement implique un transfert de données personnelles hors de l’EEE et que le droit applicable exige un mécanisme de transfert, Cargos3D et le prestataire concerné s’appuient sur un mécanisme valide, notamment une décision d’adéquation, l’EU-US Data Privacy Framework pour les organisations certifiées ou les clauses contractuelles types applicables.

Compte tenu de la nature du traitement et des informations disponibles, Cargos3D fournira une assistance raisonnable au client pour ses obligations applicables relatives aux demandes des personnes concernées. Si nous recevons une demande concernant clairement des données client dont le client est responsable, nous pouvons orienter la personne vers le client et informer le client lorsque cela est approprié.

Si nous prenons connaissance d’une violation de données personnelles affectant des données personnelles client que nous traitons en qualité de sous-traitant, nous informerons le client sans retard injustifié lorsque cette notification est requise et fournirons les informations raisonnablement disponibles nécessaires pour évaluer et respecter les obligations applicables.

Après la fin du service et à la demande du client, Cargos3D supprimera ou, lorsque cela est techniquement et raisonnablement possible, aidera à restituer les données personnelles du client, sauf lorsque le droit applicable exige ou permet une conservation plus longue. Des copies résiduelles peuvent temporairement rester dans les systèmes de sauvegarde standards jusqu’à leur écrasement normal, tout en restant protégées et non utilisées à d’autres fins.

Sur demande raisonnable, nous fournirons les informations dont nous disposons et qui sont nécessaires au client pour démontrer le respect des obligations applicables au sous-traitant. Les demandes doivent tenir compte de la confidentialité, de la sécurité des autres clients, des secrets commerciaux et des limites opérationnelles raisonnables.

Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont nous disposons, nous fournirons une assistance raisonnable concernant les obligations de sécurité applicables, les analyses d’impact relatives à la protection des données et les consultations de l’autorité de contrôle lorsque cette assistance est pertinente pour le traitement via Cargos3D.

Lorsque le droit applicable exige un audit ou une inspection, nous pouvons d’abord fournir la documentation disponible et une vérification à distance raisonnable. Si cela ne suffit pas et qu’une inspection supplémentaire est légalement nécessaire, les parties coordonneront son périmètre et son calendrier afin de protéger la confidentialité, la sécurité et les données des autres clients.

Pour les questions relatives au DPA, questionnaires de sécurité ou demandes d’informations supplémentaires, contactez sales@cargos3d.com.