Addendum sul trattamento dei dati

Il responsabile del trattamento è Digital Nomads Ltd., numero societario 208417243, gestore di Cargos3D. Il cliente è l’organizzazione o la persona che utilizza Cargos3D ai sensi dei Termini di servizio applicabili o di altro accordo scritto.

Il presente DPA si applica solo nella misura in cui i dati del cliente contengono dati personali per i quali il cliente è titolare o responsabile e Cargos3D li tratta per suo conto. I dati trattati da Cargos3D per finalità proprie sono disciplinati dall’Informativa sulla privacy.

Il presente DPA fa parte del rapporto contrattuale tra le parti quando i Termini di servizio lo incorporano per riferimento o quando le parti lo accettano con altro mezzo scritto o elettronico. Entra in vigore con l’accordo applicabile e resta applicabile finché Cargos3D tratta i dati personali coperti per conto del cliente.

L’oggetto è la fornitura di Cargos3D e delle funzioni che il cliente sceglie di utilizzare. Il trattamento continua per il periodo di utilizzo del servizio e per un periodo aggiuntivo limitato ove necessario per cancellazione, backup, sicurezza, pretese legali o obblighi di legge.

La finalità è inserire, importare, trattare, conservare, visualizzare e produrre dati del cliente per la pianificazione del carico e fornire attività correlate di supporto, sicurezza e tecniche.

A seconda dell’uso della piattaforma, i dati possono includere nome, email aziendale, telefono, organizzazione, cliente o destinatario, identificativi di spedizione e ordine, dati di percorso e operativi e altre informazioni che il cliente decide di inserire in file o campi.

Le categorie di interessati possono includere dipendenti, autisti, rappresentanti, clienti, destinatari, fornitori e altre persone i cui dati siano inseriti dal cliente. La piattaforma non è destinata a categorie particolari di dati personali e il cliente non deve inserirle salvo esplicito accordo e liceità del trattamento.

Cargos3D tratta i dati personali solo su istruzioni documentate del cliente, comprese le istruzioni derivanti dall’uso delle funzioni della piattaforma, salvo obblighi di legge contrari. Se riteniamo che un’istruzione violi chiaramente la normativa applicabile sulla protezione dei dati, possiamo informare il cliente e sospendere il relativo trattamento fino a chiarimento.

Le persone da noi autorizzate ad accedere ai dati personali del cliente ottengono accesso solo nella misura necessaria alle loro funzioni e sono vincolate da adeguati obblighi di riservatezza. L’accesso alle operazioni amministrative e sensibili è limitato in base al ruolo e alla necessità.

Manteniamo misure adeguate al rischio e alla natura del servizio. Attualmente includono:

• autenticazione e controlli di accesso per account e organizzazioni;
• separazione logica dei dati tra organizzazioni e controlli server-side per operazioni sensibili;
• HTTPS/TLS per le comunicazioni con il servizio e canali sicuri forniti dai principali fornitori;
• logging e meccanismi per rilevare e analizzare attività sospette e problemi tecnici;
• limitazione dell’accesso a segreti e chiavi sensibili ad ambienti server-side e persone autorizzate ove applicabile.

Le misure possono evolvere con la piattaforma purché il livello complessivo di protezione non venga ridotto in modo sostanziale.

Il cliente concede autorizzazione generale scritta a Cargos3D per utilizzare sub-responsabili ove necessario a fornire il servizio. I principali sub-responsabili e fornitori tecnici sono pubblicati in una pagina separata. Cargos3D richiede ai sub-responsabili adeguati obblighi contrattuali di protezione dei dati in base al loro ruolo.

Quando la legge applicabile richiede una notifica per l’aggiunta o sostituzione sostanziale di un sub-responsabile, Cargos3D utilizzerà un canale ragionevole per informare i clienti interessati e offrirà una ragionevole possibilità di sollevare un’obiezione motivata in materia di protezione dei dati.

Quando il trattamento comporta un trasferimento di dati personali fuori dallo SEE e la legge applicabile richiede un meccanismo di trasferimento, Cargos3D e il relativo fornitore si basano su un meccanismo valido, inclusa una decisione di adeguatezza, EU-US Data Privacy Framework per organizzazioni certificate o clausole contrattuali standard applicabili.

Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili, Cargos3D fornirà ragionevole assistenza al cliente per gli obblighi applicabili relativi alle richieste degli interessati. Se riceviamo una richiesta chiaramente riferita a dati del cliente per i quali il cliente è titolare, possiamo indirizzare la persona al cliente e informare il cliente ove appropriato.

Se veniamo a conoscenza di una violazione di dati personali che riguarda dati personali del cliente trattati da noi come responsabile, informeremo il cliente senza ingiustificato ritardo quando tale notifica è richiesta e forniremo le informazioni ragionevolmente disponibili necessarie per valutare e adempiere gli obblighi applicabili.

Dopo la cessazione del servizio e su richiesta del cliente, Cargos3D cancellerà o, quando tecnicamente e ragionevolmente possibile, assisterà nella restituzione dei dati personali del cliente, salvo che la legge applicabile richieda o consenta una conservazione più lunga. Copie residue possono restare temporaneamente nei sistemi di backup standard fino alla normale sovrascrittura, rimanendo protette e non utilizzate per altre finalità.

Su ragionevole richiesta, forniremo le informazioni a nostra disposizione necessarie al cliente per dimostrare la conformità agli obblighi applicabili del responsabile del trattamento. Le richieste devono tenere conto di riservatezza, sicurezza degli altri clienti, segreti commerciali e ragionevoli limiti operativi.

Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a nostra disposizione, forniremo ragionevole assistenza in relazione agli obblighi di sicurezza applicabili, alle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati e alle consultazioni con l’autorità di controllo quando tale assistenza sia pertinente al trattamento tramite Cargos3D.

Quando la legge applicabile richiede un audit o un’ispezione, possiamo innanzitutto fornire la documentazione disponibile e una ragionevole verifica da remoto. Se ciò non è sufficiente e un’ulteriore verifica è legalmente necessaria, le parti coordineranno ambito e tempistiche in modo da proteggere riservatezza, sicurezza e dati degli altri clienti.

Per domande sul DPA, questionari di sicurezza o richieste di ulteriori informazioni, contattate sales@cargos3d.com.